FPTPR30 1112-2

las presentaciones electrónicas cumplen objetivos bien definidos.

Ø Constituyen un guión para el expositor.

Permiten al expositor limitar el uso de apuntes, en la medida en que sus apuntes están a la vista de todos.

Ø Proveen a los escuchas de un medio de anotación fácil de seguir.

la posibilidad de aprovechar toda la información se reduce a un 30% del total.

En efecto, el hecho de presentar de una manera resumida los puntos principales de una exposición permite a la audiencia la realización de anotaciones rápidas, deján-doles tiempo disponible para escuchar el resto de los argumentos.

Ø Constituyen un mecanismo de facilitación de la memoria.

uando una presentación es exitosa, bastará a quien la escuchó el repaso de sus notas resumidas para recordar ampliamente el contenido de la misma. La función básica de las notas no es la de transcribir la totalidad del discurso: se trata simple-mente de retener aquellos elementos que permitan recordar más tarde los detalles del discurso. Ø Facilitan los cambios en el contenido. Algunas veces es necesario realizar modificaciones al contenido de las presentacio-nes, tomando en consideración la aparición de nuevos elementos o los requeri-mientos de adaptación del contenido a las distintos audiencias y las condiciones del escenario. Es posible que necesite modificar algunos ejemplos que faciliten la comprensión del discurso. Tal vez me di cuenta de que mi presentación presenta algún "gazapo" o algún "error de dedo". Tal vez los colores de fondo que elegí no se aprecian ade-cuadamente en el ambiente de la sala donde expondré mi material. Las presentacio-nes electrónicas hacen posible la realización de cambios en unos cuantos minutos, incluso previos a la misma exposición. Ø El secuenciamiento es flexible. Es posible con muchísima facilidad alterar la secuencia de presentación de las dia-positivas a través de las herramientas provistas por los paquetes informáticos, lo que redunda en una flexibilidad mucho mayor que la que ofrece otro tipo de sopor-tes. Ø La transición es fácil. La transición es el paso de una diapositiva a otra, de una lámina a otra, de un ace-tato a otro. Las presentaciones electrónicas presentan una facilidad mayor que otros soportes para efectuar la transición en forma instantánea, ya sea mediante un simple clic o mediante la programación de un tiempo de espera determinado para ello. Ø Los efectos visuales resultan efecti

Las presentaciones electrónicas ofrecen una serie de efectos de pantalla que redun-dan en un mayor atractivo durante el tiempo de transición o de presentación de las diapositivas, lo cual ayuda al expositor a mantener el interés de la audiencia sobre la pantalla.

Todas las consideraciones que acabamos de comentar constituyen razones por las cuales las presentaciones personales realizadas con apoyos visuales resultan más eficientes y más llamativas que la lectura en voz alta de un texto o que la simple exposición verbal de un tema.

Debemos saber con exactitud qué queremos decir y, en función de una serie de consideraciones de carácter técnico, cómo lo queremos decir. Es un trabajo arduo, pero es un trabajo sencillo que puede asegurarnos la obtención del éxito en nuestra exposi-ción. Pasaremos a comentarlo.

III. Planeación Cuando preparamos una presentación, la enumeración de los temas y subtemas nos ayu-da a visualizar el contenido general de la presentación. Por otro lado, la enumeración representa la planeación, en estricto sentido, del contenido "crudo" de la exposición. Es, pues, la oportunidad de organizar nuestras ideas, haciéndolas pasar de un estado de "po-sesión personal" a otro de "apropiación colectiva". Gastón Bachelard condenaba que "[n]o se debe dar el derecho de hablar de un conocimiento que no sea comunicable" ; la esquematización transforma el conocimiento agolpado en la mente y el espíritu del ex-positor en conocimiento comunicable, y transforma el conocimiento profundo y ordena-do del expositor en un conocimiento accesible a la audiencia.

Para esquematizar podemos utilizar varios métodos, válidos todos. Adaptaremos el método al conjunto de temas y subtemas a exponer, así como al tipo de audiencia con que contamos: Ø De lo general a lo particular. Ø De lo particular a lo general. Ø Las partes del todo. Ø Cronológicamente. Ø Ruta crítica. Ø Mapas mentales.

IV. Preparación

Una vez que hemos podido definir el propósito de la charla y el esquema de exposición, y que en consecuencia poseemos un plan general de acción, debemos preparar la pre-sentación en todos sus detalles.

La preparación es, quizá, la parte más intensa del proceso de una presentación. Nos im-pone un esfuerzo especial por hacer coincidir lo que tengo que decir con el perfil de mi auditorio, a través de todos los medios que me permitan comunicar mi mensaje de ma-nera efectiva, eficaz y eficiente. Lo que se prepara es el paso de la idea, al objeto, al sujeto. Y, en consecuencia, representa una muy importante parte del éxito de la presen-tación. La preparación opera en dos sentidos: la preparación del material que utilizaré en mi presentación y la preparación de la exposición propiamente dicha bajo criterios co-municacionales. En el presente trabajo nos ocuparemos del primer aspecto.

La preparación del material se divide en dos ramas, que a su vez se subdividen en varias subramas. Las dos ramas principales son la elección del formato de la presentación, que le dará "tono" y "cuerpo" a la exposición, y la "ilustración" del contenido de la misma mediante la utilización de pruebas, de gráficos y de imágenes.

V. El formato La comunicación humana está hecha de múltiples señales y símbolos. Mientras las pa-labras envían un mensaje, el cuerpo emite mensajes adicionales que pueden ser com-plementarios, afirmativos o, incluso, contradictorios del primero; y si, al tiempo de pro-yectar dichos mensajes al mundo exterior, apuntalamos nuestros dichos y nuestra co-municación no verbal con medios idóneos para la exposición de imágenes, gráficas y textos, podremos estar más cerca de que nuestro mensaje llegue, por alguna de las vías de percepción del ser humano, a la audiencia que nos observa.

A. Partes de la presentación Las partes de toda presentación pueden resumirse en tres, principalmente: La Apertura, primeras láminas o diapositivas de la presentación. Normalmente la primera diapositiva contiene el título de la charla y el nombre del expositor, ele-mentos que se mantendrán a la vista del público mientras se instala en el lugar de la presentación y que cumple con la función de anticipar lo que el auditorio encontrará en breve. Además del título, suele presentarse una diapositiva que contiene una es-pecie de tabla de materias o de temas generales que serán abordados en la charla.

El Cuerpo,

D. Tipografía

En este caso utilizamos la palabra "ilustración" en un sentido am

E. Cantidad de información Una presentación intenta exponer un tema determinado, generalmente sin llegar a agotar todo lo que puede decirse del mismo. Para eso están los tratados, los libros especializa-dos, los documentos monográficos, las referencias que dan sustento a lo que a través de la presentación se afirma. Es por ello que el contenido de la presentación debe abarcar lo esencial.

En consecuencia, una diapositiva debe contener una idea principal y, en su caso, algunas ideas dependientes de la anterior, que la describen, que la ejemplifican, que la anali-zan ; sin embargo, podrá incluirse mayor número de ideas (4 o 5), cuidando siempre de no sobrecargar la diapositiva.

F. "Puesta en página" Entendemos por "puesta en página" el diseño de organización del contenido escrito. Aun y cuando normalmente no se busca que un texto determinado sea en sí mismo físi-camente estético, debemos cuidar que el mismo sea racionalmente colocado en el espa-cio disponible. Y que sea agradable a la vista.

G. Uso del espacio Más allá de la simple estética de un diseño cualquiera, trátese de anuncios publicitarios o de presentaciones, lo más importante es que el mensaje llegue a su destinatario; una de las formas de lograr lo anterior es usar adecuadamente el espacio disponible. Algunas de las conclusiones ha que han llegado los estudiosos del uso del espacio para efectos pu-blicitarios, pueden resumirse en las llamadas Ley de Brandt y Ley de Starch.

VI. Ilustración

El uso de la tipografía, que incluye la fuente y el tamaño de la fuente, es fundamental para que el texto sea legible y, en consecuencia, inteligible. Normalmente, dentro de los paquetes de procesamiento de texto y de presentaciones electrónicas se ofrecen un nú-mero importante de fuentes, que corresponden a estilos gráficos muy diversos. Creemos importante considerar que, en este caso, la fuente no debe ser tratada como un elemento decorativo, sino como un elemento de comunicación directa. De ahí que se recomiende la elección de fuentes que permitan una lectura sencilla (como Times New Roman, Tahoma y Verdana).

plio, que incluye tanto testimonios, citas, incidentes, alegorías, documentos, analogías, estadísticas y todo tipo de información que puede servirnos para apoyar lo que estamos afirmando o negando, como imágenes, gráficas, dibujos y fotografías que pueden atraer la atención de la au-diencia hacia aquello que sostenemos. La función, pues, de la ilustraci

es respaldar nuestros puntos clave de exposición. Dotarla de pruebas de nuestros asertos (documentos, estadísticas, demostraciones), de testimonios de autoridad o historias de vida (citas, incidentes) que abonen en nuestro favor o de imágenes mentales (analogías) o físicas (gráficos, dibujos, fotografías) que intentan comunicar en un simple "flashazo" lo que pretendemos transmitir. La ilustra-ción debe relacionarse con las necesidades del auditorio para resultar más fácilmente convincentes.