Monijäsenisten toimielimien kokouksissa asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Esityslistan hyväksyy toimielimen puheenjohtaja ja se lähetetään jäsenille (sähkö)postilla. Esityslistaan voidaan tehdä muutoksia yksimielisesti myös kokouksen alussa tai jopa kesken kokouksen. Toimielimestä riippuen esityslista voi sisältää seuraavanlaisia käsiteltäviä asioita: Kokouksen avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Esityslistan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Katsaukset ja tiedoksi-asiat Päätösasiat esittelystä Keskusteluasiat Muut esille tulevat asiat Seuraava kokous Kokouksen päättäminen

Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa kokoukseen osallistujat ovat fyysisesti eri paikoissa. Etäkokouksessa käytetään hyväksi tieto- ja viestintätekniikkaa. Etäkokouksen toteuttamiseen on kehitetty erilaisia teksti-, ääni- ja kuvapohjaisia järjestelmiä, mutta niihin voi soveltaa muitakin vuorovaikutus- ja viestintävälineitä (esim. Skype). Tällöin vaan täytyy sopia yhteisistä käytännöistä, esim. miten pyydetään puheenvuoroa. Yhdistyksen hallituksen kokoukset voi pitää etäkokouksina, jos kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty.

Sähköinen kokouskäytäntö edellyttää kannettavien tietokoneiden ja mobiililaajakaistayhteyden hankkimista jäsenille.

- Käytännössä emme enää lähettäisi kokousmateriaalia paperiversioina, vaan sähköisessä muodossa. Tämä on vasta ensimmäinen vaihe.

Kun asiaa saadaan vietyä pidemmälle, pystymme vähentämään huomattavissa määrin paperin muodossa lähetettävää aineistoa

Kokouksiin valmistautuminen on paljon helpompaa, jos on ennakkoon tieto käsiteltävistä asioista ja jäsenet ovat kenties jo päässeet linjaamaan näkemyksiään päätettäväksi tulevasta asiasta lähetekeskustelussa. Lisäksi yhteisesti sovitut pelisäännöt toimielimen työskentelytavoista ja huolellinen valmistautuminen auttavat tekemään mahdollisimman hyviä päätöksiä.