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G-ArchiverというGmail用のバックアップツールが、実はユーザのGmailアカウントとパスワードを根こそぎ盗み取っているとのニュースが流れております。しかも、無償ならまだしも、30ドル弱もするシェアウェアなんです

1日の終わりに受信箱を空にする 「要返信」フォルダをできるだけ空に保つ

メールチェックする際は、そのメールを最初に読んだときに返信／ファイル／アーカイブ／削除のいずれかを行うよう努力する。これをやらないと、往々にして受信箱で時間を浪費することになり、やがてはメールが積み上がっていく。 返信する必要のあるメールをファイリングしなければならないこともある。その場合は、送り主に対し、メールを受け取ったこと、追って対応することを、とりあえず知らせておくといい。そうすれば「再送」されるメールが減り、口論の元も減る。 返信が遅れてしまったら謝ろう。多くの人は、あなたが忙しいことを分かってくれるだろう。特に、緊急案件でない場合、相手は、ともあれあなたから返事がもらえて安心するだろう。私だったらそうだ。 1週間に最低1回はメールを見渡して、未処理のメールがあれば返信を出す。私はこれを毎日行うよう努め、また週の終わりに長めの時間を充てている。うまくできたら仕事日の自由時間が増えてうれしい。

ルールにとらわれ過ぎないこと。ファイリングを自動化し過ぎると、アーカイブの中にどんなメールが入っているか分かりづらくなり、重要なメールを見失うリスクがある。また私の経験では、そのチェックと調整に、さらに多くの時間がかかってしまう。 メーリングリストと発表関連のメールには、別のアカウントとメールソフトを使うこと（Gmailがいい）。これらを切り離すと、非常に整理しやすくなる。 グループアドレスの場合、選別し最初に返信を出す担当者を決めておく。可能なら、グループアドレスには別の受信箱を用意する。 メールチェックは、10分間隔ではなく1日3～4回にとどめる。まとめ読みの方が効率がいい。 疑わしいメールは削除する。保存不要で返信する予定もないメールはごみ箱へ。