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Cuando en 1934, el belga Paul Otlet, publicó su obra titulada "Tratado de la Documentación", enunció las bases de lo que posteriormente se constituiría en una ciencia integradora. El término documentación designaba la actividad específica de recolectar, conservar, buscar y diseminar documentos. La documentación presentaba particularidades específicas que la diferenciaban de la bibliotecología y la bibliografía. Entre sus rasgos más importantes, se hallaban la capacidad de reflejar con rapidez las nuevas informaciones y agrupar las que estaban dispersas, facilitar el acceso a ellas y posibilitar su uso eficaz mediante el empleo de índices, la oferta de resúmenes con valor agregado y el empleo de las nuevas tecnologías en la búsqueda de nuevas bases del conocimiento, la organización y el almacenamiento de la información.

En las bibliotecas este es un tema muy importante porque de acuerdo a la forma en que es utilizado así mismo dará el resultado deseado por ende para aumentar la eficiencia de acceso e indexación se diseñan estructuras adicionales asociadas a los archivos que mantienen la información de las bases de datos.Existen distintas formas generales para la indexación y búsqueda. Cada una de las técnicas tiene ventajas y desventajas comparativas y deben evaluarse de a cuerdo a: